Администратор, офис-менеджер, секретарь

• Прием и обработка входящих звонков, электронной почты;
• Прием и оформление заказов;
• Консультирование клиентов по телефону;
• Расчет стоимости заказов;
• Согласование сроков доставки;
• Отслеживание сроков исполнения;
• Работа с клиентом по текущим вопросам, решение спорных вопросов, претензий по качеству предоставляемых товаров и услуг.
• Ведение базы данных.
• Работа с курьерской службой и транспортными компаниями, работа со складом.
• Упаковка заказов.

- Профессиональное делопроизводство, организация работы приемной (встреча клиентов и гостей офиса), Оформление постоянных пропусков для новых сотрудников, а также оформление пропусков для въезда машин на территорию Офиса руководителям.
- Организационное и информационное обслуживание Генерального директора и 2-х зам.ген.директора.
- Предоставление информации запрашиваемой руководителями.
- Планирование рабочего дня руководителя, ведение и корректировка рабочего календаря.
- Контроль за исполнением поручений руководства.
- Принятие и распределение поступающих материалов (документы, корреспонденция, печатные издания и др.) и информации, своевременная передача их на рассмотрение (письменно или устно).
- Организация совещаний, встреч, переговоров, (ведение протоколов) подготовка необходимых материалов - обеспечение всей необходимой информации.
- Автономная работа в соответствии с поручениями руководителя и решение вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя.
- Обеспечение единого порядка работы с документами. Деловая переписка.
- Организация взаимодействия документооборота между подразделениями, подписание внутренней и внешней документации.
- Работа с эл.почтой, отправка и прием факсов (мини-АТС), сканер, принтер, брошюровка.
- Контроль за сроками исполнения документов.
- Работа с международной почтой DHL, и почтой - Пони экспресс.
- Работа в режиме многозадачности (с большим объемом информации).
- Заключение договоров с арендодателями
- Подготовка документов для тендера.
- Административно-хозяйственная деятельность, Обеспечение жизнедеятельности офиса (канц.товары, офисная мебель и.т.д.).
- Самостоятельное решение отдельных административных вопросов (решение вопросов в отсутствии руководства).
- Участие общехозяйственных процессов деятельности компании (подбор, заказ оформление и доставка подарков).
- Бронирование, заказ авиа и ж/д билетов, гостиниц.
- Оформление и отслеживание курьерских отправок.
- Организация питания (чай, кофе).
- Контроль за проф.уборкой помещений.
- Руководство до 10 человек (секретари, курьеры, водители, уборщики).